POLITICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCION DE
DATOS PERSONALES
Aplicación móvil de la
Unidad de Recepción Inmediata para la
Transparencia Electoral
“URIEL”
Dando
cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes Estatutarias 1581 de 2012[1] y 1266 de 2008[2] y en los decretos que las reglamentan,
el Ministerio del interior, en adelante el Ministerio, adopta la presente
política de privacidad y protección de datos para el tratamiento y protección
de los datos personales recabados con ocasión del uso o administración de la Aplicación
móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral
“URIEL”, la cual podrá ser conocida por todos los titulares de los datos
recolectados a través de cualquier medio de información o comunicación en
cumplimento de las actividades misionales, objetivos y funciones del
Ministerio, consagrados en el Decreto 2893 de 2011.
De
esta manera, el Ministerio manifiesta que garantiza los derechos a la intimidad
personal y familiar y al buen nombre de los usuarios durante el tratamiento de
los datos personales, y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por
los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad,
consagrados en el artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
PRESENTACION
La
presente Política para la Privacidad y la Protección de Datos Personales del
Ministerio del Interior, es el marco
para el cumplimiento, dentro de la entidad, del deber de protección de datos
personales derivados del uso de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción
Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL”, de acuerdo con el derecho
constitucional[3] que tiene toda persona a conocer,
actualizar y rectificar la información que haya sido recolectada en bases de
datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías frente a la
materia, protegidos por la Carta Política y la ley.
Este
documento detalla el conjunto de los lineamientos generales relacionados con el
registro, custodia, protección, entrega, modificación y/o supresión de los
datos personales recolectados por el Ministerio del Interior en cumplimiento de
su gestión misional y administrativa inherente al uso y administración de la aplicación
móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral
“URIEL”, en especial, con la atención de consultas y reclamos por parte de los
titulares de los datos personales, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581
de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074
de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, así como
con las garantías legales que deben cumplir todos los ciudadanos y usuarios
para el debido tratamiento de dicha información.
Teniendo
en cuenta la importancia del respeto por la privacidad de los datos personales,
el Ministerio del Interior recibe la información, la almacena y la utiliza de
forma adecuada y segura, de conformidad con las regulaciones actuales de
protección de información y privacidad, sin impedir que el titular pueda
verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos fundamental a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada o a
revocar la autorización para el tratamiento de sus datos, derivada de la
utilización de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para la
Transparencia Electoral “URIEL”.
1
MARCO LEGAL
El
marco jurídico y regulatorio en el cual se sustenta la presente política de
privacidad y protección de datos del Ministerio del Interior, se fundamenta en
la constitución, las leyes, los decretos, las resoluciones y demás normas
vigentes en aspectos relacionados con los derechos al habeas data, a la
privacidad y a la protección de datos.
La
protección de los datos personales está consagrada en el artículo 15 de la
Constitución Política como el derecho fundamental que tienen todas las personas
a conservar su intimidad personal y familiar y su buen nombre, lo mismo que a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas.
A
su vez, el artículo 20 de la Carta garantiza a toda persona el derecho
fundamental a informar y a recibir información veraz e imparcial. En desarrollo
de los preceptos constitucionales antes citados, el Congreso de la República
expidió la Ley Estatutaria 1266 de 2008, con el objeto desarrollar el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar
las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos
personales.
A
su turno, el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se
dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el
artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, consagraron la necesidad de
garantizar de forma integral la protección y el ejercicio del derecho
fundamental de habeas data y estableció dentro de los deberes de los
responsables del tratamiento de datos personales, desarrollar políticas para
este derecho.
La
Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones”, adicionó nuevos principios, conceptos y procedimientos para el
ejercicio y garantía del referido derecho; y el Libro 2, Parte VIII, Título IV,
“Gestión de la Información Clasificada y Reservada”, del Decreto 1080 de 2015,
“Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector
Cultura”, que establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en
posesión de los sujetos obligados.
2
DEFINICIONES
Para
los efectos de la presente política y en concordancia con la normativa vigente
en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las
siguientes definiciones[4]:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e
informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base
de Datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por
causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato
personal: Cualquier
información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas
o determinables.
Encargado
del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del tratamiento.
Responsable
del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales
sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar
cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del
país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que
implica la comunicación de los mismos dentro del territorio de la República de
Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el
encargado por cuenta del responsable.
Usuario: Ciudadano, nacional o extranjero, que
utiliza los servicios de la aplicación móvil de la Unidad de Recepción
Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL”
3
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: MINISTERIO DEL INTERIOR
Punto de atención presencial:
Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América
Sede Principal La Giralda:
Carrera 8 No. 7 - 83
Sede para correspondencia - Camargo:
Calle 12 B No. 8 - 42
Sede de las Direcciones - Bancol:
Carrera 8 No. 12 B - 31
Sede de Archivo Central:
Carrera 10 No 15 - 22 Piso 8
Código Postal: 111711
Sede de la DANCP:
Cra 13 # 75 -58
Horario de atención:
Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Horario atención Correspondencia:
Sede Camargo Calle 12B No. 8 - 42 de
Lunes a
Viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. jornada
continua.
Punto de atención al ciudadano:
Cll. 12B No. 8 - 46
Teléfono (57) 1 242 74 00 Ext. 3110 -
3111.
Solicitudes, sugerencias, quejas o
reclamos:
servicioalciudadano@mininterior.gov.co
Consulta de solicitudes, sugerencias,
quejas o reclamos:
notificacionesjudiciales@mininterior.gov.co
Teléfono
(57) 1 242 74 00 Ext. 3110 - 3111
Página Web:
https://uriel.mininterior.gov.co/
4
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La
presente política de privacidad y protección de datos aplica para toda la información
y los datos personales que reposan en bases de datos y/o archivos manuales,
automatizadas que se encuentren en poder del Ministerio del Interior, de los
servidores públicos, contratistas, proveedores, operadores, terceros,
ciudadanos en general y todas aquellas personas naturales o jurídicas que
tengan algún tipo de relación con esta entidad y que, de conformidad con la
normativa vigente, sean objeto de tratamiento con ocasión del uso o
administración de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para
la Transparencia Electoral “URIEL” . Se exceptúan de este alcance los casos
referenciados en el artículo 2 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las normas
que lo modifiquen, deroguen o subroguen.
5
PRINCIPIOS
Para
garantizar la protección de datos personales, el Ministerio del Interior aplica
de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales
se realiza el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales[5]:
Principio
de legalidad: El tratamiento
de datos personales está sujeto a lo establecido en la normativa vigente y
aplicable.
Principio
de finalidad: El
tratamiento de datos personales que realice el Ministerio o a la cual tuviere
acceso, debe obedecer a una finalidad legítima en consonancia con la
Constitución Política de Colombia y la Ley, la cual debe ser informada al
respectivo titular de los datos personales.
Principio
de libertad: El
tratamiento de la información solo podrá realizarse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal
o judicial que releve el consentimiento.
Principio
de veracidad o calidad:
La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. El tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error está
prohibido por la ley.
Principio
de transparencia: En el
tratamiento de datos personales, el Ministerio garantizará al titular su
derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su
interés o titularidad.
Principio
de acceso y circulación restringida:
El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la
naturaleza de éstos, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En
consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
titular y/o por las personas previstas en la normativa vigente. Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio
de seguridad: la
información sujeta a tratamiento por el Ministerio, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
Principio
de confidencialidad:
Todas las personas que en el Ministerio, administren, manejen, actualicen o
tengan acceso a la información de cualquier tipo que se encuentre en las bases
de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que
se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no
revelar a terceros la información que llegaren a conocer en la ejecución y
ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas
expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se
mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores
que comprende el tratamiento de los datos.
6
CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS[6]
6.1
Dato Público
Es
el dato calificado como tal según los mandatos de la Constitución Política o de
la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con
la Ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos,
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a
reserva y los relativos al estado civil de las personas.
6.2
Dato semiprivado
Es
el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero
y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título
IV de la Ley 1266 de 2008.
6.3
Dato privado
Es
el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
6.4
Dato Sensible
Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7
DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE
DATOS[7]
De
acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente aplicable en materia de
protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los
datos personales:
a.
Acceder,
conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Ministerio en
su condición de responsable o encargado del tratamiento. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b.
Solicitar
prueba de la autorización otorgada al Ministerio para el tratamiento de datos
personales, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es
necesaria la autorización[8].
c.
Ser
informado por el Ministerio, previa solicitud, respecto del uso que les da a
sus datos personales.
d.
A
que la información sea tratada de manera confidencial y reservada y que
únicamente pueda ser conocida por terceros, previa autorización del titular o
en los casos previstos en la ley, y a poder consultar la totalidad de su
información en forma gratuita y a obtener copia de la misma[9].
e.
A
la confidencialidad de toda la información que sea suministrada en el ámbito
del acceso a los servicios de salud y de las condiciones de salud y enfermedad
de la persona, sin perjuicio de la posibilidad de acceso a la misma por los
familiares en los eventos autorizados por la ley o las autoridades en las
condiciones que esta determine[10].
f.
Revocar
la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el tratamiento el Ministerio ha incurrido en
conductas contrarias a la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
g.
Acceder
en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Estos
derechos podrán ser ejercidos por:
a.
El
titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición el Ministerio
b.
Los
causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c.
El
representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
d.
Los
terceros autorizados por el titular o por la ley.
Con
respecto a los derechos de los niños, niñas y adolescentes, el Ministerio
asegura el respeto de los derechos prevalentes de los menores, quedando
prohibido cualquier tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos que
sean de naturaleza pública y, cuando sea el caso, se deberá cumplir con los
siguientes requisitos adicionales:
a.
Responder
y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b.
Asegurar
el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
El
Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, excepto cuando:
a.
El
Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no
sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b.
El
Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este
se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
c.
El
Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d.
El
Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este
evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de
los Titulares.
El
Ministerio del Interior limita el tratamiento de datos personales sensibles de
acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
8
DEBERES DEL MINISTERIO COMO RESPONSABLE Y
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
En
el tratamiento y protección de datos personales, el Ministerio tiene los
siguientes deberes[11], sin perjuicio de otros previstos en
las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a.
Garantizar
al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas
data.
b.
Solicitar
y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el
tratamiento de datos personales.
c.
Informar
debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d.
Conservar
la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e.
Garantizar
que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f.
Actualizar
oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto
de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las
medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g.
Rectificar
la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h.
Suministrar
al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
i.
Respetar
las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j.
Tramitar
las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
k.
Identificar
cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
l.
Adoptar
un manual de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada protección
de datos personales.
m.
Informar
a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n.
Cumplir
los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio sobre el tema en particular.
o.
Anonimizar
los datos personales de los titulares siempre que estos sean de carácter
semiprivados, privados o sensibles.
p.
Usar
únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad
con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
q.
Registrar
en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en
que se regula en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, cuando el titular o sus
causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta
política.
r.
Insertar
en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial"
una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.
s.
Abstenerse
de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
t.
Permitir
el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a
ella.
u.
Informar
a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a
los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los titulares.
v.
Cumplir
las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
w.
Usar
los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se
encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normativa vigente
sobre protección de datos personales.
x.
Garantizar
que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Para
el tratamiento de datos personales, el Ministerio requiere la autorización
previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio
que permita ser objeto de consulta posterior[12].
La
autorización del titular no será necesaria cuando se trate de[13]:
a.
Información
requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b.
Datos
de naturaleza pública.
c.
Casos
de urgencia médica a sanitaria.
d.
Tratamiento
de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e.
Datos
relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Los
derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las
siguientes personas[14]:
a.
El
titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición el Ministerio.
b.
Los
causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c.
El
representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
d.
Otro
a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
9.1
Medios para otorgar la autorización
El
Ministerio obtiene la autorización del titular mediante el uso de la Aplicación
móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral
“URIEL”, logrando la obtención del consentimiento inequívoco que permitan
concluir que, de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona
legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la
base de datos. La autorización será solicitada por el Ministerio de manera
previa al tratamiento de los datos personales.
9.2
Prueba de la autorización
El
Ministerio conservará en su base de datos los registros que puedan probar la
autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su
tratamiento con ocasión del uso de la Aplicación móvil de la Unidad de
Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL”, para lo cual
utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que
adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha
y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, el Ministerio podrá establecer
archivos o repositorios electrónicos realizados de manera directa para tal fin.
9.3
Revocatoria de la autorización
Los
titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la
autorización otorgada al Ministerio para el tratamiento de sus datos personales
o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una
disposición legal o contractual.
La
revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión de datos personales
puede hacerse de manera total, esto es, en relación con todas las finalidades
autorizadas, caso en el cual el Ministerio deberá cesar cualquier actividad de
tratamiento de los datos; o de manera parcial, en relación con ciertos tipos de
tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de
tratamiento. En este último caso, el Ministerio podrá continuar tratando los
datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no
hubiera revocado el consentimiento.
9.4
Personas a quienes se les puede suministrar
información
Conforme
al artículo 13 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Ministerio podrá
suministrar información que reúna las condiciones establecidas en dicha ley a
las siguientes personas:
a.
A
los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b.
A
las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial.
c.
A
los terceros autorizados por el titular o por la ley.
10 PROCEDIMIENTO
PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA
AUTORIZACIÓN
La
Dirección para la Democracia, Participación Ciudadana y Acción Comunal del
Ministerio del Interior es el área encargada de recibir las solicitudes de:
consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos
personales con ocasión del uso de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción
Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL”; y de redireccionarlas a los
respectivos responsables dentro de la entidad. Estas solicitudes pueden ser
presentadas a través de los mecanismos definidos por el Ministerio para la
atención al ciudadano. La entidad permitirá al titular ejercer los derechos a
conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización.
10.1 Procedimiento
para la Consulta
Los
titulares y/o sus causahabientes podrán consultar la información personal que
reposa en cualquier base de datos en poder del Ministerio, el cual, como responsable
del tratamiento, deberá suministrarla, previa verificación del cumplimiento de
los presupuestos de Ley. Se tendrán en cuenta en los siguientes términos y
canales de comunicación:
10.1.1 Términos
De
acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de
2012, la consulta de datos personales será atendida en un término máximo de
diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuera
posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (5) cinco días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término. Lo anterior, sin desconocer que
las leyes especiales o los reglamentos pueden establecer términos distintos,
atendiendo a la naturaleza del dato personal.
10.1.2 Canales
Disponibles
Las
personas facultadas para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos
personales podrán realizar consultas a través de los canales dispuestos por el Ministerio,
de la siguiente manera:
Punto de atención presencial:
Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América
Sede Principal La Giralda:
Carrera 8 No. 7 - 83
Sede para correspondencia - Camargo:
Calle 12 B No. 8 - 42
Sede de las Direcciones - Bancol:
Carrera 8 No. 12 B - 31
Sede de Archivo Central:
Carrera 10 No 15 - 22 Piso 8
Código Postal: 111711
Sede de la DANCP:
Cra 13 # 75 -58
Horario de atención:
Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Horario atención Correspondencia:
Sede Camargo Calle 12B No. 8 - 42 de
Lunes a
Viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. jornada
continua.
Punto de atención al ciudadano:
Cll. 12B No. 8 - 46
Teléfono (57) 1 242 74 00 Ext. 3110 -
3111.
Solicitudes, sugerencias, quejas o
reclamos:
servicioalciudadano@mininterior.gov.co
Consulta de solicitudes, sugerencias,
quejas o reclamos:
notificacionesjudiciales@mininterior.gov.co
Teléfono
(57) 1 242 74 00 Ext. 3110 - 3111
Página Web:
https://uriel.mininterior.gov.co/
10.2 Procedimiento
para los reclamos
Los
titulares que consideren que la información contenida en una base de
datos/archivo proveniente de la utilización
de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para la
Transparencia Electoral “URIEL” debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un
reclamo ante el Ministerio, el cual será
tramitado en los términos del artículo 15 de la misma Ley, así:
10.2.1 Términos
El
reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Ministerio, con la
identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a
reclamo, la dirección y acompañando a los documentos que se requieran hacer
valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de
los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos (2) dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el
solicitante presente en la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informada de la situación al interesado.
Una
vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la(s) base(s) de datos
respectiva(s) una leyenda de identificación que indique: “reclamo en trámite” y
el motivo del mismo, en un término no mayor a (2) dos días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera
posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
Si,
vencido el término legal para la supresión de la información y la revocatoria
de la autorización, el Ministerio no hubiere eliminado los datos personales, el
titular podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que
adelante el trámite consagrado el artículo 22 de la Ley Estatutaria 1581 de
2012. Sin embargo, de acuerdo con lo señalado por la Corte Constitucional en la
sentencia C-748 de 2011, el retiro de la información o la revocatoria de la
autorización no proceden cuando, por disposición legal o contractual, la
información del titular deba permanecer en la base de datos.
10.2.2 Canales
disponibles
Los
titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar, por intermedio
de la Dirección para la Democracia, Participación Ciudadana y Acción Comunal,
la información personal que repose en cualquier base de datos administrada por
este Ministerio con ocasión del uso de la Aplicación móvil de la Unidad de
Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL” , a través de los
siguientes canales:
Punto de atención presencial:
Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América
Sede Principal La Giralda:
Carrera 8 No. 7 - 83
Sede para correspondencia - Camargo:
Calle 12 B No. 8 - 42
Sede de las Direcciones - Bancol:
Carrera 8 No. 12 B - 31
Sede de Archivo Central:
Carrera 10 No 15 - 22 Piso 8
Código Postal: 111711
Sede de la DANCP:
Cra 13 # 75 -58
Horario de atención:
Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Horario atención Correspondencia:
Sede Camargo Calle 12B No. 8 - 42 de
Lunes a
Viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. jornada
continua.
Punto de atención al ciudadano:
Cll. 12B No. 8 - 46
Teléfono (57) 1 242 74 00 Ext. 3110 -
3111.
Solicitudes, sugerencias, quejas o
reclamos:
servicioalciudadano@mininterior.gov.co
Consulta de solicitudes, sugerencias,
quejas o reclamos:
notificacionesjudiciales@mininterior.gov.co
Teléfono
(57) 1 242 74 00 Ext. 3110 - 3111
Página Web:
https://uriel.mininterior.gov.co/
11 FUNCIÓN
DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DEL MINISTERIO
De
acuerdo con la competencia consagrada en los numerales 1º y 4º del artículo 9º
del Decreto 2893 de 2011, la Oficina de Información Pública del Interior
articulará todas las acciones para el efectivo cumplimiento de la Política de
Privacidad y Protección de Datos Personales en el Ministerio.
En
tal sentido, debe divulgar y sensibilizar a todos los servidores públicos y
contratistas del Ministerio, así como a los terceros, en relación con los
derechos que se derivan de la protección y tratamiento de datos personales, de
acuerdo con las políticas, normas y procedimientos sobre hábeas data.
12 EL
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS[15]
El
Ministerio del interior inscribirá de manera independiente en el Registro
Nacional de Bases de Datos cada una de las bases de datos que contengan
información personal cuyo tratamiento realice con ocasión del uso de la
Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia
Electoral “URIEL”, identificando cada una de ellas, de acuerdo con la finalidad
para la cual fueron creadas. En ese sentido, actualizará´ la información
inscrita cuando se presenten cambios sustanciales en la misma.
13 TRATAMIENTO
AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
En
los casos en que se reciba la autorización del titular de los datos personales,
con ocasión del uso de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata
para la Transparencia Electoral “URIEL”, el Ministerio deberá:
a.
Desarrollar
la misión institucional, cumpliendo los objetivos y funciones consagradas en el
Decreto Ley 1407 de 2011 y las normas que le fijen funciones al Ministerio del
interior.
b.
Cumplir
la normativa vigente.
c.
Gestionar
y administrar los trámites y servicios ofrecidos por el Ministerio.
Asimismo,
en virtud de la misión del Ministerio concerniente a la gestión de la Unidad
URIEL y con proporción a su finalidad o finalidades, los datos personales de
los usuarios de la aplicación móvil URIEL, tendrá las siguientes finalidades:
a.
Hacer
seguimiento y monitoreo para el control de las solicitudes relacionadas con los
servicios prestados por la entidad.
b.
Remitir
las respuestas de las solicitudes, consultas y derechos de petición a los
peticionarios.
c.
Adelantar
los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean
solicitados a la entidad
d.
Enviar
comunicaciones y notificaciones de actos administrativos emitidos por las
dependencias y demás áreas misionales y de apoyo de la entidad.
e.
Desarrollar
e implementar programas sectoriales.
f.
Actualizar
bases de datos, para la validación, depuración, enriquecimiento y
homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
g.
Elaborar
estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los
servicios que presta la entidad.
h.
Transmitir,
de ser procedente, la información a las entidades que conforman la Unidad de
Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral URIEL, para la coordinación
y seguimiento de los procesos Electorales, siempre que dichas Entidades provean
los servicios necesarios para la debida operación del Ministerio.
i.
Prestar
los servicios de información a través de los diferentes medios de contacto.
j.
Evaluar
la calidad de los servicios prestados.
k.
Mejorar
las iniciativas de la oferta de prestación de servicios y actualización de
productos del Ministerio.
l.
Las
demás finalidades que se determinen como viables y procedentes en los procesos
asociados a la obtención de datos personales y su respectivo tratamiento, con
ocasión del uso de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata para
la Transparencia Electoral “URIEL” y, en todo caso, de acuerdo con la Ley y en
el marco de las funciones que le son atribuibles al Ministerio.
14 TRANSFERENCIA
DE DATOS PERSONALES
a.
Transferencia
de datos personales a terceros países:
El Ministerio no realiza transferencia de datos personales a gobiernos
extranjeros.
b.
Transferencia
a otras Entidades Públicas:
El Ministerio del Interior ejerce la Secretaría Técnica de la Unidad de
Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral URIEL, siendo esta una
instancia de la Comisión Nacional para la Coordinación y Seguimiento de los
Procesos Electorales.
La Unidad de Recepción Inmediata para la
Transparencia Electoral está conformada por las entidades, que tienen asiento
en la Comisión para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales
del Orden Nacional. Estas también tienen competencias para adelantar investigaciones
penales, disciplinarias, fiscales, administrativas y otras acciones públicas
por irregularidades en contra del proceso electoral, a saber:
-
El
Ministerio del Interior, quien ejecutará la Coordinación.
-
Ministerio
de Defensa Nacional.
-
Secretaría
de Transparencia de la Presidencia de la República.
-
Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
-
La
Superintendencia Financiera.
-
Unidad
de Información y Análisis Financiero (UIAF).
-
Unidad
Nacional de Protección (UNP).
-
Policía
Nacional
-
Las
Fuerzas Militares.
-
Fiscalía
General de la Nación.
-
Cuerpo
Técnico de Investigación de la Fiscalía General de la Nación (CTI).
-
Contraloría
General de la República.
-
Defensoría
del Pueblo.
-
Registraduría
Nacional del Estado Civil.
-
Consejo
Nacional Electoral
El Ministerio del Interior, en ejercicio
de su función dentro de la Unidad URIEL, puede transferir los datos personales
del usuario de la Aplicación móvil de la
Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL” cuando se estime necesario y procedente
a fin de fomentar la transparencia y la legalidad de los procesos electorales
mediante la articulación de acciones conjuntas encaminadas a promover la
participación ciudadana e incentivar la cultura de la denuncia frente a los
delitos electorales, las conductas e irregularidades que afectan las elecciones
Con posterioridad a la transferencia de
datos personales a las entidades que conforman la a Unidad de Recepción
Inmediata para la Transparencia Electoral, tales datos se encuentran aparados
en consonancia con las políticas de privacidad y tratamiento establecidas por
cada Entidad.
c. Transferencia a entidades privadas. El Ministerio no realiza transferencia
de datos personales a entidades privadas de ninguna naturaleza.
15 COMPROMISO
DE CONFIDENCIALIDAD
Todo
funcionario, contratista y/o quienes accedan a información que reposa en las
bases de datos del Ministerio del interior asociada o relacionada con el uso o
la administración de la Aplicación móvil de la Unidad de Recepción Inmediata
para la Transparencia Electoral “URIEL”, firma un compromiso de
confidencialidad y no divulgación de información. Lo anterior implica guardar
reserva cuando lo determine la Ley o que la información conocida por todo
funcionario, contratista y/o tercero,
bajo ninguna circunstancia debe ser revelada por ningún medio electrónico,
verbal, escrito u otro, ni total ni parcialmente, sin contar con previa
autorización. La firma del compromiso de confidencialidad y no divulgación de
información se realiza antes de otorgarse los permisos de ingreso a los
sistemas de información del Ministerio.
16 DISPOSICIONES
PARA LAS PERSONAS QUE ACCEDEN A DATOS PERSONALES
De
conformidad con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, cuando
un funcionario, contratista y/o tercero vinculado al Ministerio del interior
accede a un dato personal recabado con ocasión del uso de la Aplicación móvil
de la Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral “URIEL”,
adopta la posición jurídica de usuario dentro del proceso de administración de
datos personales, lo que le impone el deber de garantizar los derechos
fundamentales del titular de la información, previstos en la Constitución
Política y en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en consecuencia debe:
a.
Guardar
reserva de la información que le sea suministrada y utilizarla únicamente para
los fines que justificaron la entrega, esto es, aquellos relacionados con la
competencia funcional específica que motivó la solicitud de suministro del dato
personal.
b.
Informar
a los titulares del dato el uso que le esté dando al mismo, cuando sea
necesario, sin obstar la publicación de la presente política de privacidad y
protección de datos personales.
c.
Conservar
con la debida seguridad, la información recibida para impedir su deterioro,
pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
d.
Cumplir
con las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
en relación con el cumplimiento de la legislación estatutaria.
[1] Por la cual se
dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la
información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera,
crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se
dictan otras disposiciones.
[2] Por la cual se
dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la
información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera,
crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se
dictan otras disposiciones.
[3] Artículo 15.
Constitución Política Colombiana
[4] Las definiciones incluidas en
este documento son tomadas de los artículos 3 y 4 de Ley Estatutaria 1581 de
2012.
[5] Los principios incluidos en este
documento son tomados de la normativa vigente en Colombia que regula la
protección de datos personales y de la guía técnica para la implementación de
políticas de seguridad y privacidad de la información del Manual de Gobierno en
Línea.
[6] Artículo 5 de la Ley Estatutaria
1581 de 2012 y numeral 2.5.6.2. de la Sentencia C-748 de 2011
[7] Artículo 8 de la Ley Estatutaria
1581 de 2012
[8] Artículo 10 de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
[9] Literal g del artículo 10 de la
Ley Estatutaria 1751 de 2015.
[10] Literal k del artículo 10 de la
Ley Estatutaria 1751 de 2015.
[11] Artículo 17 de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.
[12] Artículo
9 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012
[13] Artículo
10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012
[14] Artículo
20 del Decreto 1377 de 2013
[15] Artículo 25 de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012.